Perencanaan Program PR

Dalam suatu lembaga apapun perencanaan merupakan hal yang mutlak dilakukan agar bisa menargetkan perusahaannya menjadi lebih berkembang dan maju. Dalam pembahsan kali ini penulis akan menjabarkan tentang perencanaa program PR. Dalam menyusun sebuah peencanaan haruslah mengadakan dan menjalin kerjasama dengan pihak-pihak tertentu agar perencanaan tersebut bisa diaplikasikan dengan baik dan diterima oleh seluruh kalangan masyarakat. Nah disinihlah peran penting seorang PR dalam mengadu kejelian dan insting yang baik untuk bisa lebih mencermati apa saja yang dibutuhkan publik untuk jangka panjang.  Public Relations (PR) bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan/organisasi.

Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan/organisasi akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut. Untuk melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.

Menurut Cutlip dan Center & Broom (2000) perencanaan program PR harus didasarkan kepada analisis lingkungan situasi dan kondisi sebagai berikut :

ü  A searching look backward, yaitu penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang sedang terjadi.

ü  A deep look inside, yaitu penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan, dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.

ü  A wide look around, yaitu melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik,sosial dan ekonomi ) di sekeliling kita, serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.

ü  A long, long looks ahead ( jauh memandang ke depan ) tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistic dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Langkah-langkah kegiatan PR adalah :

·                Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap lingkungan.

·          Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelompok terhadap organisasi

·               Menganalisis tingkat opini public, baik intern maupun yang ekstern.

·  Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah-masalah yang potensial, kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.

·   Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.

·  Menjalankan dan melaksanakan aktivitas-aktivitas sesuai dengan program yang telah direncanakan.

·     Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

Jadi, Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi yang kuat untuk sebuah organisasi/perusahaan. Tanpa didahului oleh rencana maka tidak akan mencapai hasil yang memuaskan. Apabila rencana program sudah disusun, bisa diharapkan akan menghasilkan sesuatu yang diinginkan sesuai dengan perencanaan.

Di dalam sebuah PR merencanakan (planning) merupakan hal yang sangat pentinng. Bagaimana progam kerja di masa mendatang. Program PR harus terorganisasi seperti strategi pemasaran, kampanye iklan atau jadwal produksi. Dalam merencanakan program PR sebaiknya memperhatikan :

v  Penyelaman program PR

Untuk efisiensi organisasi, staf PRO harus memperkirakan banyaknya program dan anggaran untuk tahun depan.

v  Memetakan program PR

Sebaiknya PR membuat timetable perencanaan kegiatan setiap hari.

v  Mengawasi

Cara terbaik mengawasi adalah menggunakan lembaran waktu harian atau mingguan dengan rekaman PRO ( atau konsultan PR) bagaimana ia menghabiskan waktunya.

ü Menilai situasi

Program PR tidak dapat direncanakan tanpa pengetahuan yang lengkap dari situasi, untuk PR merupakan masalah bisnis yang harus diselesaikan. The mirror image adalah bagaimana manajemen berpikir mengenal pihak luar dalam menilai organisasi.

ü Menentukan tujuan

Berdasarkan pada situasi, perintah dari manajemen dan kebutuhan departemen akan dikombinasikan untuk menyajikan tujuan. Kita tidak dapat merencanakan tanpa tujuan dan tanpa tujuan laporan tidak dapat disusun.

ü Memilih media

Memahami dengan seksama media komunikasi adalah aset terpenting bagi professional. Bagian media selalu mengalami secara terus menerus. Media adalah kendaraan komunikasi dan PR karena menghabiskan sebagian besar waktu bekerja dengan media dan materi-materi lain yang dibutuhkan.

ü Menyusun anggaran

Kegiatan menyusun anggaran tidak hanya mengartikan pada pengeluaran dan pengawasan itu juga mengidentifikasi pekerjaan yang harus dikerjakan. Ada tiga prinsip PR, yaitu waktu, material, dan pengeluaran.

ü Menyusun laporan

Laporan dan saran dibutuhkan untuk PRO atau yang direkommendasikan konsultan. Di dalam laporan harus didahului dengan ringkasan, yaitu pernyataan tujuan, ruang lingkup, dan batasan laporan.

ü Penilaian hasil

Ada tiga cara mengevaluasi hasil progam PR, yaitu :

Ø  Observasi dan pengalaman

Beberapa tujuan akan terlihat pencapaiannya. Hal ini adalah cara termdah dan termurah dalam proses evaluasi.

Ø  Umpan balik dan evaluasi

Bertindak dengan cara mengoreksi kesalahan dan menyakinkan bahwa jurnalis dan penyiar akan mendapatkan informasi yang lebih baik pada waktu yang akan datang.

Ø  Penelitian

Teknik penelitian pemasaran dapat digunakan ketika tujuan progam PR adalah untuk mempengaruhi perubahan kesadaran, tingkah laku atau jati diri

Public relation sangat berperan penting dalam aspek koordinasi dan komunikasi dalam suatu perusahaan karena disamping itu juga tugas PR harus bisa menjaga hubungan diantara pihak internal dan pihak ekternalnya. Salain itu juga fungsi PR  adalah sebagai penengah dan pemecah segala persoalan-persoalan diruang lingkup perusahaan tersebut tak hanya diperusahaan dimasyarakat juga harus bisa menjadi penyambung tali silaturahmi yang baik.

Referensi ;

http://teoripublicrelation.blogspot.co.id/2015/12/perencanaan-public-relations.html